Funkcjonalności modułu Generator ofert Pro
Tworzenie ofert i indywidualna wycena produktów
- Oferta dla klienta lub odbiorcy bez konta: wybór klienta i jego adresu albo wpisanie danych odbiorcy, w tym adresu e-mail, firmy i numeru NIP.
- Produkty i ich warianty: wyszukiwanie pozycji katalogowych i dodawanie konkretnych kombinacji, z określeniem ilości każdej pozycji.
- Indywidualne ceny: edycja ceny jednostkowej netto lub brutto oraz przeliczenie ceny na podstawie rabatu procentowego względem zapisanej ceny regularnej.
- Waluta, język i podatki: wybór aktywnej waluty i języka sklepu oraz wycena korzystająca z adresu podatkowego, grup klienta i ustawień zaokrągleń PrestaShop.
- Numer i termin ważności: automatyczny numer oferty lub własne oznaczenie, domyślny okres ważności oraz indywidualna data wygaśnięcia; można też pozostawić ofertę bez terminu.
- Warunki handlowe: osobne teksty wprowadzenia, zakończenia, płatności, dostawy i dodatkowych ustaleń oraz notatka wewnętrzna dla obsługi sklepu.
- Duplikowanie: utworzenie osobnego szkicu na podstawie istniejącej oferty, z nowym numerem i prywatnym odnośnikiem.
Pakiety, produkty opcjonalne i ceny dla wybranych ilości
- Do trzech pakietów: pakiet podstawowy oznaczony jako polecany oraz najwyżej dwa pełne pakiety alternatywne, każdy z co najmniej jednym produktem obowiązkowym.
- Pozycje opcjonalne: klient może dołączyć do wybranego pakietu produkty, które sprzedawca oznaczył jako opcjonalne.
- Warianty ilościowe: poza ilością podstawową można podać do trzech dodatkowych dokładnych ilości i odpowiadających im cen jednostkowych netto dla danej pozycji.
- Podgląd wyboru: klient sprawdza sumę dla wybranego pakietu, dodatków i ilości; wybór zostaje utrwalony przy akceptacji lub dodaniu oferty do koszyka.
Ceny ilościowe dotyczą konkretnych wariantów, na przykład 10 lub 20 sztuk. Nie są regułami rabatowymi dla dowolnego przedziału ilości. Po utrwaleniu wyboru zmiana zestawu wymaga przygotowania nowej oferty.
Dokumenty PDF i HTML oraz wysyłka e-mail
- Pobieranie dokumentów: generowanie oferty w formacie PDF i HTML, dostępne dla obsługi oraz uprawnionego odbiorcy.
- Dane firmy i logo: konfiguracja danych sprzedawcy i dodanie własnego logo w formacie PNG lub JPEG.
- Elementy dokumentu: ustawienia widoczności miniatur produktów, indeksów, kodów EAN, zapisanych cen regularnych, krótkich i długich opisów, linków do produktów oraz warunków płatności i dostawy.
- Wysyłka przez pocztę sklepu: edytowalny temat i treść wiadomości, prywatny link do oferty oraz wybór załącznika PDF, HTML lub wiadomości bez załącznika.
- Zapisane wersje handlowe: publikacja zachowuje treść, ceny, pakiety, dane stron, ustawienia dokumentu i logo; w panelu można zestawić dokumenty dwóch opublikowanych wersji.
- Rozdzielenie informacji: koszty zakupu, marża, zatwierdzenia i notatki wewnętrzne pozostają informacjami dla obsługi sklepu i nie trafiają do dokumentów ani wiadomości klienta.
Zapytania klientów i przejście od oferty do zamówienia
- Zapytanie z produktu lub koszyka: klient może poprosić o indywidualną wycenę konkretnego produktu albo zawartości swojego bieżącego koszyka i dopisać wymagania.
- Formularz bez rejestracji: po włączeniu tej opcji odwiedzający wysyła zapytanie, podając dane odbiorcy i e-mail; ustawienia obejmują limity zgłoszeń oraz otwartych zapytań.
- Moje oferty: zalogowany klient ma na koncie listę swoich ofert, ich statusy, podgląd dokumentów i dostępne działania.
- Prośba o zmianę: odbiorca opisuje potrzebne ilości, produkty zamienne, termin lub budżet; obsługa dodaje prywatną notatkę z rozpatrzenia i oznacza zgłoszenie jako obsłużone.
- Akceptacja lub odrzucenie: uprawniony, zalogowany odbiorca potwierdza ofertę albo ją odrzuca, wybierając powód i opcjonalnie dodając komentarz.
- Osobny koszyk ofertowy: wybrany zestaw trafia do nowego koszyka z cenami ofertowymi; produkty z wcześniejszego koszyka nie są do niego dopisywane.
- Powiązanie z zamówieniem: moduł zapisuje zamówienia powstałe z koszyka ofertowego w historii oferty.
- Ponowna wycena: właściciel zaakceptowanej oferty lub oferty zakończonej zamówieniem może wysłać nowe zapytanie o zapisany zestaw, z aktualnymi cenami katalogowymi.
- Przygotowanie oferty w imieniu odbiorcy: wskazane w ustawieniach konto klienta może utworzyć ofertę z własnego koszyka dla innego adresu e-mail, z możliwością podania NIP.
Zapytanie i akceptacja oferty nie tworzą automatycznie zamówienia ani płatności. Odbiorca bez konta może odczytać ważną, udostępnioną ofertę przez prywatny link, a zakup wymaga zalogowania na uprawnione konto.
Szablony ofert i wklejanie pozycji z arkusza
- Nazwane szablony: zapis produktów, ilości, pakietów, opcji i tekstów warunków do ponownego wykorzystania w kolejnych ofertach.
- Nowa wycena ze szablonu: użycie szablonu tworzy szkic z bieżącymi cenami katalogowymi, bez kopiowania odbiorcy, wcześniejszych cen indywidualnych, kosztów zakupu i zatwierdzeń.
- Pozycje z Excela lub CSV: wklejanie kolumn SKU, ilość i opcjonalna cena jednostkowa netto, rozdzielonych tabulatorem, średnikiem albo przecinkiem.
- Podgląd przed zastosowaniem: wskazanie błędnych wierszy, brakujących lub niejednoznacznych indeksów i powtórzonych produktów; poprawna lista zastępuje bieżące pozycje, a zapis szkicu utrwala zmianę.
Obsługa handlowa, koszty i kontrola marży
- Opiekun oferty: przypisanie pracownika, daty następnego kontaktu i prywatnej notatki oraz filtrowanie kontaktów na dziś lub zaległych.
- Statusy i historia: rozróżnienie zapytania, szkicu, oferty gotowej, wysłanej, zaakceptowanej, odrzuconej, anulowanej i zakończonej zamówieniem oraz informacja o wygaśnięciu.
- Koszty zakupu: ręczne wpisanie kosztu jednostkowego w walucie oferty albo pobranie kosztów zapisanych w katalogu produktów i wariantów.
- Szacowanie marży: obliczenie wyniku dla produktów netto na podstawie ceny sprzedaży i znanych kosztów zakupu; puste pole kosztu pozostaje kosztem nieznanym.
- Opcjonalne zatwierdzanie: blokada publikacji i wysyłki, gdy proponowany zestaw nie spełnia minimalnej marży albo brakuje kosztów; zgodę wydaje uprawniony pracownik lub superadministrator.
- Kontrola warunków: weryfikacja obejmuje pakiety, dodatki i oferowane ilości; zgoda dotyczy aktualnych warunków i wymaga odnowienia, gdy zmiany ją unieważnią.
Marża jest szacunkiem dotyczącym produktów netto. Nie obejmuje dostawy, opłat płatniczych ani kosztów prowadzenia firmy; podsumowanie pakietu dotyczy jego produktów obowiązkowych.
Przypomnienia, raporty i ustawienia sklepu
- Przypomnienia e-mail: o zbliżającym się wygaśnięciu wysłanej oferty oraz o braku odpowiedzi po ustawionym czasie; funkcję włącza się globalnie i w konkretnej ofercie.
- Harmonogram serwera: prywatny adres zadania CRON uruchamia wysyłkę; każdy rodzaj przypomnienia ma najwyżej jedną próbę dla danej publikacji, a odpowiedź klienta zatrzymuje kolejne przypomnienia.
- Raporty według opiekuna: liczba ofert, ofert zakończonych zamówieniem i zamkniętych oraz średni czas od utworzenia do odpowiedzi klienta i pierwszego zamówienia.
- Oddzielne dane finansowe: wartości powiązanych zamówień, zapisane płatności, dokumenty korekt oraz zamówienia anulowane lub ze statusem zwrotu, z podziałem na waluty.
- Powody utraty ofert: zestawienie przyczyn odrzucenia lub anulowania, takich jak cena, termin, dostępność, konkurencja czy brak odpowiedzi.
- Ustawienia per sklep i język: oferty, szablony i konfiguracja przypisane do sklepu w multistore oraz domyślne teksty dokumentów i wiadomości dla języków sklepu.
Raport wybiera oferty według daty ich utworzenia i pokazuje powiązane wyniki na moment odczytu. Kwoty w różnych walutach nie są sumowane w jedną wartość, a dokument korekty nie potwierdza wykonania zwrotu pieniędzy.
Praktyczne zalety dla sklepu i działu sprzedaży
- Jedno miejsce do obsługi wycen: zapytanie, warunki handlowe, dokumenty, odpowiedź klienta i powiązane zamówienia są dostępne przy ofercie w panelu PrestaShop.
- Indywidualna cena bez zmiany cennika dla wszystkich: uzgodnione stawki dotyczą koszyka ofertowego danego klienta i wskazanych produktów lub wariantów.
- Ponowne wykorzystanie przygotowanych zestawów: szablony i duplikowanie pomagają tworzyć kolejne propozycje, a wklejanie danych z arkusza ogranicza ręczne dodawanie pozycji.
- Czytelny wybór dla odbiorcy: pakiety, opcjonalne dodatki i podgląd sumy pokazują dostępne konfiguracje przed akceptacją.
- Porządek w pracy zespołu: opiekunowie, terminy kontaktu, prywatne notatki i historia pozwalają sprawdzić stan obsługi bez przekazywania tych informacji klientowi.
Jak przebiega obsługa oferty w PrestaShop?
- Klient wysyła zapytanie z produktu lub koszyka albo pracownik rozpoczyna nową ofertę w panelu sklepu.
- Sprzedawca wybiera odbiorcę, ustala produkty, ilości, ceny, pakiety i warunki oraz zapisuje szkic.
- Sprzedawca publikuje ofertę, uzyskując wcześniej zgodę na marżę, jeśli jest wymagana, a następnie udostępnia prywatny link lub wysyła wiadomość z dokumentem.
- Odbiorca przegląda propozycję, wybiera dostępne opcje, prosi o zmianę lub po zalogowaniu akceptuje ofertę.
- Klient dodaje uzgodniony zestaw do osobnego koszyka i kończy zakup przy użyciu metod dostawy i płatności dostępnych w sklepie.
Zasady działania koszyka ofertowego
- Bez rezerwacji towaru: oferta nie blokuje stanów magazynowych; utworzenie koszyka wymaga dostępności produktów i spełnienia minimalnych ilości zakupowych.
- Dostawa według konfiguracji sklepu: wartości produktów w ofercie nie stanowią końcowej kwoty zamówienia z dostawą i ewentualnymi dodatkowymi opłatami.
- Stały uzgodniony zestaw: zmiana zawartości koszyka lub wygaśnięcie czy anulowanie oferty wycofuje ceny ofertowe; klient powinien sprawdzić aktualne kwoty.
- Limit pozycji: podstawowa lista oferty i pojedynczy import obsługują do 200 różnych pozycji produktu lub wariantu.
- Personalizacja: produkty wymagające obowiązkowego wypełnienia pól personalizacji nie mogą zostać dodane przez ten przepływ ofertowy.
- Poczta i PDF PrestaShop: moduł korzysta z mechanizmów sklepu i nie wymaga instalowania dodatkowych bibliotek PHP ani Composera; przypomnienia wymagają skonfigurowanego zadania CRON.